借用登记表：内部控制的薄弱环节与风险防范的关键

引言：小疏忽，大隐患

在国有企业，资产管理是一项至关重要的工作。然而，很多时候，我们往往重视大型设备的管理，而忽略了小件物品的借用登记。一张看似简单的借用登记表，却往往隐藏着巨大的风险。

我曾经处理过这样一个案例：某部门员工长期借用公司的高清摄像机，却从未进行规范的登记。离职时，摄像机不知所踪，由于没有借用记录，责任无法追溯，最终只能由部门承担损失。这看似是小事，但反映出我们内部控制的薄弱环节。

类似的情况并不少见。一些部门为了方便，甚至简化了登记流程，导致信息不完整、审批缺失，为资产流失埋下了隐患。更有甚者，利用职务之便，虚报冒领、私自挪用，最终酿成严重的舞弊案件。

因此，我们必须高度重视借用登记流程，将其视为风险防范的第一道防线。

借用登记表的重要性：内部控制的基石

从企业内部控制的角度来看，借用登记表不仅仅是一张简单的表格，它是资产管理体系中的重要组成部分，是风险防范的关键环节。

• 明确责任主体： 规范的借用登记表能够清晰地记录借用人、借出人、借用时间、归还时间等信息，明确责任主体，一旦发生问题，能够迅速追溯责任。
• 防止资产流失： 完善的借用登记流程能够有效防止资产流失。通过对借用物品的跟踪管理，可以及时发现异常情况，避免资产被私自挪用或遗失。
• 支持审计工作： 借用登记表是审计的重要依据。审计人员可以通过查阅借用登记表，核实资产的使用情况，评估资产管理的有效性，及时发现潜在的风险和问题。
• 规范内部管理： 严格的借用登记制度能够规范内部管理，提高员工的合规意识，营造良好的企业文化。

现有借用登记表的缺陷分析：漏洞百出，风险重重

当前，很多部门使用的借用登记表存在诸多缺陷，主要表现在以下几个方面：

• 信息不完整： 缺少必要的字段，例如：物品的规格型号、用途、借用期限、审批人等。这导致无法全面了解借用情况，为后续管理带来困难。
• 审批流程缺失： 很多借用登记表没有明确的审批流程，或者审批流于形式。这使得借用行为缺乏有效的监督和控制，容易出现违规操作。
• 归还记录不明确： 归还日期、归还状态等信息记录不清晰，甚至没有归还记录。这导致无法确认物品是否已经归还，容易造成资产流失。
• 缺乏监督检查： 缺乏定期的监督检查机制，导致借用登记制度形同虚设。即使有制度，也难以得到有效执行。

这些缺陷可能导致的后果是严重的。轻则造成资产流失、责任不清，重则可能涉及舞弊行为，损害企业利益。

改进建议：构建完善的借用登记体系

为了弥补现有借用登记表的缺陷，防范潜在的风险，我建议从以下几个方面进行改进：

1. 完善借用登记表模板：

   • 新增必要字段： 在现有基础上，增加物品的规格型号、用途、借用期限、审批人、归还状态等字段，确保信息完整。
   • 统一格式规范： 制定统一的借用登记表格式规范，避免各部门自行设计，导致信息不统一、难以管理。
   • 推行电子化管理： 推广使用电子化的借用登记系统，实现信息的自动记录、查询和统计，提高管理效率。

   例如，可以参考下表设计借用登记表：

   字段名称	字段类型	字段说明
   物品名称	文本	填写物品的名称，例如：笔记本电脑、投影仪等
   规格型号	文本	填写物品的规格型号，例如：联想ThinkPad X1 Carbon、爱普生EB-2042等
   借用部门	文本	填写借用物品的部门名称
   借用人	文本	填写借用人的姓名
   借用日期	日期	填写借用物品的日期
   预计归还日期	日期	填写预计归还物品的日期
   实际归还日期	日期	填写实际归还物品的日期
   用途	文本	填写借用物品的用途，例如：项目演示、外出办公等
   审批人	文本	填写审批人的姓名
   审批意见	文本	填写审批人的意见，例如：同意借用、不同意借用等
   归还状态	下拉列表	设置下拉列表，包括：已归还、未归还、已损坏等
   备注	文本	填写备注信息，例如：物品的损坏情况、特殊说明等

2. 规范审批流程：

   • 明确审批权限： 制定明确的审批权限，根据物品的价值和重要性，确定不同的审批级别。
   • 实行分级审批： 实行分级审批制度，确保审批流程的规范性和有效性。
   • 留存审批记录： 留存审批记录，作为后续审计和责任追溯的依据。

3. 加强监督检查：

   • 定期检查： 定期对借用登记情况进行检查，核实物品的使用情况，及时发现异常情况。
   • 专项审计： 开展专项审计，重点关注借用登记流程的合规性和有效性。
   • 责任追究： 对违反借用登记制度的行为，严肃追究责任。

4. 建立健全规章制度：

   • 制定借用管理办法： 制定详细的借用管理办法，明确借用流程、审批权限、责任追究等内容。
   • 加强制度宣传： 加强对规章制度的宣传，提高员工的合规意识。

5. 引入科技手段：

   • 使用RFID技术： 对于贵重物品，可以考虑使用RFID技术进行跟踪管理，提高管理效率和准确性。
   • 集成现有系统： 将借用登记系统与现有的资产管理系统、OA系统等进行集成，实现信息的共享和协同。

总结：防微杜渐，保障企业资产安全

规范借用登记流程是企业内部控制的重要组成部分，是防范资产流失和舞弊行为的关键环节。各级管理者必须提高风险意识，认真履行职责，加强对借用登记流程的监督和管理。只有防微杜渐，才能保障企业资产安全，维护企业利益。

在2026年的今天，我们更应该利用科技手段，例如推广使用电子化的借用登记表模板，实现信息的自动记录、查询和统计，提高管理效率。同时，也要加强对员工的培训，提高他们的合规意识和风险意识。只有这样，才能真正构建完善的借用登记体系，为企业的健康发展保驾护航。